Consejos infalibles para utilizar listas de tareas de manera efectiva

Existe cierto consenso en que administrar bien las listas de cosas pendientes por hacer es una manera de controlar el uso de nuestro tiempo. Y es que la evidencia nos muestra que casi todos los humanos vivos hacen listas y, a pesar de ello, su sensación de que el tiempo no le alcanza sigue vigente 🥺 Desde la Improvisación Para la Vida te ofrecemos en esta entrada algunos tips para utilizar las listas de tarea de manera efectiva.

La Improvisación Para la Vida se puede aplicar en la vida personal y en la vida corporativa. Si lo tuviésemos que resumir en pocos conceptos, serían estos tres:

Hacer que la historia (tu historia) avance.
Encontrar nuevas posibilidades, incluso, cuando las cosas cambian de aspecto.
Lograr armonía entre lograr tus objetivos y pasártelo bien en el camino.

Por eso, cada que percibimos algo de estrés en los ambientes laborales donde tenemos la ocasión de aportar, sentimos que el mundo nos tiene para darte una gran noticia: no existe ningún factor que te obligue a sacrificar tu bienestar personal a cambio de lograr tus objetivos. Si es así, de seguro, hay algún tornillo mal apretado, un mensaje que aún no logras interpretar o aún no has aplicado los tres principios de la improvisación: Percibir, Aceptar y Proponer. No está de más que pases por los enlaces que provocativamente te dejamos, pues allí verás en qué consisten esas ideas, completamente revolucionarias y tranquilizadoras para la gente de hoy. Pero como estamos para hablar de listas, acá te contamos cómo usar listas de tareas efectivamente.

Haz todas las listas que puedas

Sí, leíste bien. Todas las listas que puedas. Mientras más listas, en serio, mejor.

¿Por qué? Porque cada palabra que escribes en una lista es una idea menos que debes retener en tu memoria. Allí está la lista, llena de cositas que tarde o temprano vas a hacer, pero al menos están ahí, en un papel o en una app en tu celular. No están en tu memoria tratando de no desvanecerse, llenando tu cabeza de la sensación de que tienes muchas cosas por hacer y generando esa sensación horrible de que se te está olvidando algo.

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Genera un sistema estable con tus listas

Las listas funcionan mejor si sabes dónde están y si tienes el hábito de revisarlas. El objetivo no es que olvides lo que tienes que hacer porque lo apuntaste en algún lugar que ya no recuerdas cuál es. Las listas funcionan cuando apuntas en el mismo lugar y cuando tienes una periodicidad para revisarlas.

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Mientras más específicas las listas, mejor

La táctica de apuntar todo, todo en la misma lista es frágil. Tanto más y mejor definas el tema de cada lista, más efectivo va a resultar el proceso. Si en la misma lista te apuntas comprar la comida del michi, un nuevo libro para leer y llamar a tu amiga por el cumple, algo de eso no vas a hacer. Salvo, claro está, que sean las únicas tres actividades que te apuntaste. Pero si tienes una lista larga, no parece buena idea revolver todo.

Podrías clasificar las listas por actividades de un período de tiempo (la mañana, un día, la semana o tus vacaciones). También podría funcionarte usar temáticas: oficina, hogar, amigos, series recomendadas.

Como es probable que llegues a tener muchas listas, siempre viene bien un buzón de entrada, un lugar concreto al que llegan todas las tareas nuevas. Pero ese tip es tan increíblemente wow que lo vamos a desarrollar en un punto en exclusiva.

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El truco de la bandeja de entrada

Imagina que vas en el metro, dos maletas penden de ti, en una mano el portafolio y en la otra las llaves y tu teléfono móvil. Tu amigo se baja en la siguiente estación, pero antes de que el tren llegue a ella te habla de una nueva serie que no te puedes perder. No tienes muchos dedos libres para desbloquear el celular, abrir tu block de notas, buscar la lista de series recomendadas y escribir el nombre que, ahora que el amigo se bajó, ya olvidaste.

En vez de eso, podrías pedirle a tu amigo que más tarde te recuerde el nombre de la serie. O generar una nota de audio.

Sucede igual que con el correo electrónico: conviene que todas, todas, todas las tareas lleguen a una misma bandeja. Así las puedes procesar después, y enviarlas a las carpetas, etiquetas o listas que tienes para los temas. Así, cuando llegue el mensaje de tu amigo, puedes tomar el pantallazo o apuntar directamente en tu app, o sacar la libreta de las listas.

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Genera un sistema de priorización

Habrá momentos para usar la lista de mercado, habrá momentos para revisar la lista de la oficina y momentos para controlar la lista de antojos. Pero cada una opera en momentos diferentes. Y, dentro de cada momento, es clave saber priorizar.

Las prioridades nos cuestan porque nos llevan a tomar decisiones. Y tomar decisiones, lo sabes y lo sabemos, es difícil. De hecho, muchas veces aplazamos muchas cosas que tenemos pendientes de hacer justo porque queremos evitar esa decisión difícil.

Acá el truco es el foco: así como no conviene mirar la lista del trabajo mientras ves tu serie favorita en compañía de tu gati, no es bueno distraerse más de lo justo mirando la lista de series mientras estás en tiempo productivo.

Como te mostramos acá, es buena idea organizarse el día en torno a ejes, bloques, áreas de trabajo o cualquier forma que te ayude a incrementar la concentración. La concentración es atención, y atención, finalmente, es estar presente. Así que saber que en este momento debes poner todo tu potencial en una tarea (y no en mil que andan rondando la cabeza, porque ahora están apuntadas en listas) ayuda enormemente a no distraerte.

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Aprende a desprenderte

Esto tal vez no aplica para las listas de viajes pendientes, pelis por ver y libros para hojear en la librería… Pero es bueno que de vez en cuando revises esas tareas que llevan apuntadas meses y meses. Intenta decirte la verdad: ¿realmente quieres hacerlas?, ¿son importantes para ti? Salvo que se trate de un deber ya adquirido con alguien, siéntete libre de eliminarlas.

Incluso, si es un compromiso ya adquirido, mira si se puede renegociar. Tal vez tu hijo no quiere necesariamente que le regales ese muñeco escaso que tan pronto anuncian en internet se agota sino, pongamos, algo de tiempo, o que lo acompañes a ver el cuarto de juegos de su nuevo amigo donde pasa tardes enteras.

Recomendable: Decálogo [+1] de la Improvisación Para la Vida (sí, ya te lo habíamos mencionado pero, en realidad, date la ocasión de pasar por allí).

Supervisa con alguna frecuencia qué tal te están funcionando las listas

Podrías descubrir que abriste varias que resultan innecesarias, o que se pueden fusionar. A lo mejor “oficina” debes dividirla: ventas, comité central, web y cositas contables. También podría ocurrir que la de series la dejas mejor en tu perfil en la plataforma donde más consumes contenido y no en el teléfono móvil. En fin, cada caso será diferente.

Pero la clave es preguntarse periódicamente si te está funcionando tu sistema de apuntes, si la frecuencia con la que revisas es suficiente y, sobre todas las cosas, si tu vida ahora es mejor.

Recomendable: Improvisación, pausa y silencio

Ahora dejamos a un lado lo de las listas. La Improvisación Para la Vida, que es el lugar desde el cual te hablamos, tiene una invitación central: habitar el improverso. Se podría resumir en pasar de la tensión a la acción, en aplicar los diez puntos (más uno) del Decálogo [+1] de la Improvisación Para la Vida.

Desde ahí tenemos este último mensaje: se trate de listas, correos electrónicos, llamadas que no te atreves a hacer, presentaciones que te generan pavor, tomar decisiones o presentar informes, el ritmo de la improvisación consiste en no perder de vista los objetivos pero lograr un constante estado de presencia. No es fácil algo así en tiempos de incertidumbre, pero la Improvisación Para la Vida viene justo para decirte que es posible.

En el amplio mundo de las habilidades para la vida, creamos una plataforma espectacular GymproVirtual, donde te esperan unos procesos formativos que pueden ser maravillosos para ti. Así mismo, si te gustan los contenidos que producimos, puedes encontrar más en nuestras redes: Instagram y Facebook, nuestro blog y nuestro perfil en LinkedIn.