Una buena parte de la vida se nos da en reuniones. Así que mejorar nuestras prácticas al momento de reunirnos con otras personas es una manera de mejorar globalmente nuestra vida.

En una típica reunión al estilo latinoamericano (imaginamos que también en buena parte del mundo, pero no tenemos evidencia empírica aún) una reunión se desarrolla más o menos así: la gente llega por una citación por llamada o por correo electrónico, a un mismo lugar (presencial o virtual), no se tiene muy claro el objetivo de la reunión, personas hablan, otras personas aportan, se discute, y el encuentro se extiende más allá de lo esperado. Otras personas duermen. Otros fingen interés tomando apuntes (a veces: imaginarios) y otros hay que ni siquiera se esfuerzan por fingir el interés. Creemos firmemente que esto ocurre porque a algunas personas les faltan estos tips para hacer reuniones efectivas.

Esto, que ya de por sí es sintomático de cuán molestas son las reuniones, no sería grave si no fuera porque el ritual se repite día tras día, semana tras semana, empresa tras empresa. Si pensamos en la gran cantidad de aburrimiento que se produce en las reuniones diarias en latinoamérica (de nuevo, imaginamos que también en el resto del mundo, pero ajá), sumaríamos días, meses, años de tiempo que la humanidad ha perdido. 

Porque sí, en la mirada individual de cada cual, se perdieron las dos horas en una reu aburrida, o las tres reuniones de la semana; pero si pensamos que en cada reunión participa un número importante de personas, y que en la mayoría de sus encuentros la dinámica es la misma, estamos hablando ya de una epidemia que nos hemos demorado en atender. 

Y estamos acá para eso. No es que nos hayamos puesto la capa superheroica para salvar a la humanidad; más bien quisiéramos compartir algunas ideas para que la palabra “reunión” no genere tedio automáticamente cuando la escuchamos. 

Entonces hay dos situaciones en las que puedes participar en una reunión: una es como persona que la lidera o la convoca; la otra es como participante. Para ambas vamos a proponer tips porque, sí, ajá, nos mueve la generosidad. Y en esta entrada vamos con los tips para aquellas reuniones que están a tu cargo, porque las diriges, las convocas o eres la persona responsable.

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Cuando lideras la reunión

Es mucho más fácil hacer que las reuniones sean dinámicas cuando estás a cargo que cuando son otros seres humanos los que lo están. O al menos eso parecería, en principio. Pero no nos adelantemos. 

Define un propósito y considera uno o varios objetivos

Con seguridad hay alguna tesis de algún doctorado en administración que versa sobre la diferencia epistemológica entre propósitos y objetivos. Pero acá vamos a lo práctico: el propósito se mueve en una dirección general, y no se cumple con una única acción. Los objetivos son concretos y aterrizan en la realidad. 

Veámoslo con un ejemplo. 

Propósito: disminuir el mal clima laboral que ha generado la eliminación de varios cargos. 

Objetivo: abrir un canal de comunicación directa con los empleados para que expresen su sentir. 

Siguiendo con la tónica de la generosidad, vamos con otro ejemplo. 

Propósito: generar mayor participación en la generación de ideas en los proyectos estratégicos. 

Objetivo: realizar una lluvia de ideas para el nuevo plan de mercadeo. 

Como ves, los propósitos son grandes, y se definen casi como intenciones, si se quiere ideales, de la acción. Mientras tanto, los objetivos concretan los propósitos en pautas de acción concretas. 

Y ahí aparece otro asunto importante: la reunión debe orientarse hacia el objetivo pero debe asegurarse de cumplir el objetivo. Dicho en otras palabras, no convoques reuniones para abordar propósitos generales, porque es casi imposible que un propósito, un verdadero propósito, uno inspirador e intencionado, se cumpla en un único espacio. 

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Comunica el propósito y el objetivo

Y antes de escribirlo en el correo de convocatoria o invitación (ya veremos que son diferentes) defínelo tú. Es más, aquí vendría el verdadero pro-tip: nunca cites a una reunión sin tener claro el propósito y el objetivo. Seamos gente seria, por favor. 

Es necesario que las personas lleguen preparadas. Es la mejor manera de asegurar que el objetivo se puede cumplir. Así que si consideras que deben preparar algo particular, pídeselos. Y si hay documentos, ya compartidos con anterioridad o no, que son necesarios para tener el contexto o los insumos que se van a abordar, practica la amabilidad y envíalos (o envíalos de nuevo). 

Define un temario y una agenda

En el correo pones: propósito, objetivo y temática. No permitas que la gente no sepa en qué orden se va a desarrollar la reunión. Así, de paso, evitas que hayan personas perdidas, embolatadas que, en medio de la reunión, andan preguntando de qué carajos es que todos están hablando. 

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Define muy bien los invitados

Sí: la gerente de costos, dado que maneja el presupuesto, es importante en todas las reuniones. Pero no puede (ni debe estar en todas). Entonces piensa bien si ella debe estar. 

En general, funciona saber qué personas es indispensable que estén y cuáles otras es opcional que estén. De hecho: si en tu plataforma de citas y chats corporativa de confianza no está esa opción, anúncialo en el correo o diles por el interno en qué condición están invitadas estas personas. 

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Recuerda la diferencia entre convocatoria e invitación

Se entiende que a una invitación se le puede decir que NO. Y que una convocatoria no se puede rechazar. Hablamos únicamente para efectos de las reuniones, particularmente las reuniones corporativas (y de iglesia, según el protocolo litúrgico, pero esa no es nuestra área). 

Si invitas a alguien a una reunión tuya esta persona puede rechazar la invitación. Si convocas a alguien, esta persona, siempre que estemos en el horario laboral, no puede no asistir. 

Para ello asegúrate (este es un mínimo de convivencia laboral que no llega siquiera a ser tip) de que estás dentro de los términos de hora y tiempo del contrato de esa persona. Y, además, de que tienes una relación de mando o de coordinación con ella. Si una persona no está a tu cargo en el organigrama, no deberías convocarla, o deberías hacerlo previo consenso con quien sea su jefe. 

Al comenzar la reunión recuerda el propósito, el objetivo, la temática y la metodología o agenda

No seas la persona que se lanza a hablar sin parar. Asegúrate de que tu gente sepa de qué va la reu, aunque lo hayas puesto en el correo. Y, antes de comenzar el desarrollo, recuérdales también cuáles son los insumos (documentos, informes, bases de datos, videos…) que se van a abordar y con qué metodología van a abordar los puntos. 

Variar en metodologías a lo largo del espacio de encuentro puede servir para que tu público no se duerma. Algunos puntos los puedes desarrollar expositivamente (como cuando explicas el informe del departamento financiero), otros mediante conversatorio, otros mediante debate, otros mediante votación, etcétera. 

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Ten a mano los insumos de la reunión

Si eres más de lo digital que de lo analógico, ten todo en una carpeta. No seas la persona que dice “Y como vieron en el informe, ay, lo tenía acá, pero no abre, creo que es la gráfica de la página tres o nueve… ¿alguien me colabora porfi?”. 

Recuerda que si pediste a las personas que leyeran o revisaran algo, lo mínimo es que tú también lo leiste/revisaste. Así, la reunión se puede aprovechar para discutir cosas que sean relevantes dentro de los insumos. Y, si es del caso, uno de los objetivos fijados pudiera ser “Discutir el informe presentado por gerencia y entregar feedback desde el equipo de trabajo que será enviado por radicado interno el viernes antes del comité gerencial”. 

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Ah, y fija hora de terminación de la reunión

Sé amable: fija (y cumple con ello) una hora precisa en que la reunión terminará. 

Alguien dijo: “Las reuniones en latinoamérica tienen horario de comienzo pero no horario de finalización”. No le faltaba razón. Y que no le faltara es triste. 

Todos merecemos saber a qué hora volvemos a casa. O a nuestra oficina. Pon hora de reunión, no seas infame 

Contar con una hora concreta de finalización hará que todo el esfuerzo se dirija a obtener el objetivo del encuentro. Hará la vida más fácil. 

Pro-tip final: pon las reuniones antes del almuerzo o de la hora de salida

Esto permitirá que los encuentros no se alarguen más de lo necesario. Si la hora de almuerzo está a las 12 del medio día, citar a las 11 es una buena manera de estimular la celeridad, garantizar que hay hora de finalización, ahorrar las digresiones que se extienden sobre el tiempo como si no hubiera un fin. 

Que puedas programar la reu a las 11 o a las 5 de la tarde dependerá también del objetivo de la reunión. Y el objetivo define lo que vamos a desarrollar en el último tip: los tipos de reuniones. 

Recuerda los tipos de reuniones

No es lo mismo una reunión de rutina que una extraordinaria. Ni es lo mismo una reunión de lluvia de ideas que una para tomar decisiones. Saber eso es clave. Y tiene incidencia en la dinámica de la reunión y de la cantidad de tiempo que se puede necesitar. 

Algunos tipos pueden ser:

Reunión informativa: una persona o varias le cuentan a un equipo de trabajo información nueva que van a necesitar para algún proceso o proyecto. 

Reunión de lluvia de ideas: se recogen propuestas para algo, un proyecto, un lanzamiento, un evento… las ideas no se van a ejecutar, pero se necesitan para que otro equipo las apruebe antes de que se ejecuten. 

Reunión de toma de decisiones: el equipo se reúne en el mismo espacio y el mismo lugar para definir los rumbos de acción respecto algún aspecto fundamental. 

Reunión de análisis: no se van a tomar decisiones, pero se va a analizar un aspecto puntual a fin de comprenderlo mejor. 

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