La sensación de que los ríos de textos y cuadros que van y vienen en forma de notificaciones, tareas y solicitudes no ayudan a mejorar las pautas para el trabajo sino que consiguen lo contrario: confundir más la situación. Por alguna razón extraña, a menudo se hace difícil que la comunicación en el equipo de trabajo (y en la vida) ayude a lograr claridades, compromisos y acuerdos para alcanzar las metas comunes. ¿Cómo mejorar este problema? Acompáñanos y descubrirás una solución en esta entrada.

Te acuerdas de la reunión porque una notificación salta a tu celular: “Comité técnico, 9:30 am”. No te asustas, no es nada extraordinario: todos los miércoles estás en el mismo comité. Pero te asalta una duda: ¿tengo que presentar algo?, ¿al final yo debía revisar el informe técnico o acordamos que todos lo revisaríamos? Tal vez las dudas se resolverían con un sumario o acta de la reunión, si se hicieran actas, o sumarios, y si supieras a dónde es que las envían (si es que las envían). ¿Al correo? ¿Al disco duro virtual? ¿A WhatsApp? Búsqueda rápida en el celular: montones de mensajes, adjuntos y chats coinciden con la búsqueda. No hay de otra: ir al comité y esperar que no tuvieras una tarea asignada. Como sabemos que la situación es reiterativa y un tanto angustiosa, acá te contamos algunas ideas desde la improvisación corporativa para que mejores tu manejo de la comunicación eficaz, es decir, la comunicación que es para la acción.

Tres razones por las cuales la comunicación no es efectiva

Tres razones son poco. Pero no queremos extendernos. Lo cierto es que mientras existen más canales para envío de mensajes, más plataformas y más herramientas para la comunicación, parece que las cosas se complican. Por eso, quince minutos antes del comité no tienes claro si debías revisar información, simplemente asistir o presentar algo nuevo. 

La nebulosa mental se te forma también porque en la reunión mencionaron algo, pero no lo concretaron. No se generaron compromisos concretos, verificables, a los que se les pudiera hacer seguimiento.

Y podríamos decir que ahí están las tres razones por las cuales la comunicación no funciona en los equipos de trabajo. 

No nos escuchamos

Si, dijeron algo, pero estabas en otro lugar. Físicamente estabas en la reunión, pero mentalmente tu atención estaba en otro espacio, el que fuera. Incluso, podría ser un proyecto del trabajo, pero no estabas completamente en la reunión.

No te estamos juzgando, sino invitando a pensar que, al mismo tiempo, en ese y en otros momentos de la reunión, las personas se turnan la atención. Así que cuando tú hablaste probablemente quienes te oyeron no te escucharon a plenitud. 

La escucha es la capacidad de suspender las propias ideas, convicciones y modos de ver la vida, para permitir que las palabras de los demás lleguen a nosotros. Dejarlas ser en nuestro interior. 

Y, bueno, no hay que insistir mucho en este asunto: como la escucha requiere atención, sin duda es una de esas competencias para la vida que practicamos poco. Hay tantas, pero tantas, cosas en las cuales pensar, que poner nuestra atención en el presente parece un lujo. 

Entonces tú escuchas con poca atención a los demás, mientras los demás también te escuchan poco cuando hablas.

Por eso en las reuniones se hablan y se hablan cosas pero a veces cuesta saber de qué se habló. Y, en consecuencia, si debías preparar una presentación para el comité, aportar tu opinión sobre un informe enviado o si la presentación correspondía a otro integrante del equipo. 

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Escondemos bajo la forma de verborrea muchas inseguridades

A veces no tienes del todo clara una respuesta. A veces admites que una alternativa es posible, pero otra también, y otra y otra. A veces una voz interior te dice que el proyecto está mal, que le falta, que no va a gustar. Entonces cuando hablas, lo haces sin suficiente convicción. 

Y una de las formas de mostrar menos inseguridad y más convencimiento es hablar de más. A menudo hablamos de más. No te sientas mal, no es algo en lo que recaes únicamente tú. A todos nos pasa. 

A veces compensamos eso que le falta objetivamente al proyecto o a nuestra respuesta con más palabras. Y eso complica a los demás saber específicamente qué es lo que queremos decir. 

Piensa que si los demás hacen lo mismo (lo cual es muy, pero muy probable) y si, además, la escucha es débil, tenemos esta situación: mucha gente hablando de más sobre cosas que no están del todo claras, para otra gente que está presentando poca atención. 

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No generamos compromisos concretos

Por eso no sabes si debes revisar un informe o presentar las correcciones de la propuesta. O si esas correcciones te correspondían a ti o a otras personas del equipo. 

En las reuniones mucha gente habla, presenta, opina, argumenta, contrapropone… y, al final, no se acuerda algo concreto. 

Vale: ya vimos que esta propuesta no funciona. ¿Se la devolvemos al proveedor, le pedimos que venga al comité técnico a sustentarla? ¿Buscamos otro proponente? En cada caso, ¿quién lo hace? ¿Salimos todos a buscar opciones, o alguien se encarga? Si viene al próximo comité, ¿quién nos avisa?

La dificultad para comunicar de tal forma que se lleguen a acuerdos precisos a los cuales se les puedan hacer seguimiento y que queden a cargo de personas concretas es una dificultad mayor en la comunicación entre los equipos de trabajo. 

Y si lo miras en retrospectiva, estos tres problemas típicos de comunicación son un mal generalizado: no escuchamos suficientemente bien y no nos escuchan suficientemente bien, no expresamos con control nuestras propias ideas y, además, en equipo, no practicamos la claridad al momento de definir compromisos. 

Si sumamos todo eso, lo que tenemos es una situación bastante compleja. Tan compleja como la que tienes ahora, que no sabes si hay comité y si sí lo hay de qué se va a tratar: no hay agenda, no hay un lugar claro donde queden consignados los compromisos, y la sensación no solo es tuya sino que también la viven las otras personas del equipo. 

Para esto último de generar compromisos concretos, nosotros lo llamamos comunicación para la acción. En concreto es un curso (mira acá la información) pero lo entendemos más como una competencia para la vida (o habilidad blanda) según como te dé más comodidad al nombrar.

Tres soluciones para mejorar la comunicación en los equipos de trabajo

También habría más, pero nos gusta la contundencia. 

Escucha mejor

Como dijimos, el curso de escucha activa es maravilloso. No eches en saco roto la posibilidad de inscribirte. Vas a aprender montones. 

Pero una clave sencilla de empezar a mejorar la escucha es hacerte presente. Hacer el ejercicio constante de escuchar a los demás, en pausa, sin interrumpirles. Seguir el hilo de sus palabras, preguntándote a cada tanto si lo estás siguiendo y si eres capaz de reconstruirlo. Cuando no, puedes preguntar, de forma amable, si te puede repetir o aclarar un punto. 

Busca el centro de tus ideas antes de decirlas

En Saltar al vacío aprenderás una tríada maravillosa: cuerpo, espacio, discurso. El impacto que logras con tus mensajes se define en qué tanta atención estás prestando al momento presente, qué tanta fluidez y comodidad logras en el espacio de la reunión o de la presentación, y qué tan claras tienes tus ideas al momento de exponerlas. 

Es mucho menos difícil de lo que parece. Cuando tienes claridad sobre lo que debes decir, y organizas el espacio y dispones tu cuerpo para decirlo, los mensajes fluyen con claridad hacia los demás. Y así tienes menos necesidad (la cual, por su puesto, no fue nunca necesaria) de hablar de más. Vas al grano, conquistas los corazones y seduces a los cerebros. Es simple: saltas al vacío. 

Haz comunicación para la acción

No salgas de ninguna reunión sin repasar los compromisos (los tuyos y los de los demás). Prepara las reuniones con tiempo, incluso aquellas en las que no debes saltar al vacío (aka exponer tú o hacer presentaciones tuyas). Permite que las personas a las que se les asigna el compromiso puedan dar su sí afirmativo, que manifiesten su acuerdo y que digan si están en condiciones para hacerlo o requieren ayuda. Además, ofrece la posibilidad de que, durante el proceso, generen retroalimentación contigo u otros miembros del equipo. 

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