Tips para gestionar el correo electrónico

Mira que ha pasado tiempo desde que abriste tu primer correo electrónico, y esta es la hora en que aún lo tienes como uno de los medios importantes. Quién lo fuera a creer: aunque fue inventado en la década de los años setenta, y se masificó en los noventa, aún revisamos, enviamos y esperamos correos electrónicos. El caso es que por más tiempo que pasamos allí metidos los mensajes no paran y es frecuente la sensación de pesadez que da tener una bandeja de entrada llena de correos sin contestar. Pero han llegado las buenas noticias: acá te damos unas claves relacionadas con la Improvisación Para la Vida para que tu relación con el correo mejore y te vuelvas un as de los buzones.

Ahora que todos los contenidos pasan por nuestra vista y desaparecen en cuestión de segundos (como las historias de Instagram), algo de permanencia y durabilidad de la información no viene mal. Ahí está el correo electrónico, fiel, estable, con la memoria de mensajes enviados y recibidos de hace más de diez años. Y ese es su principal fuerte: darle un poco de estabilidad y ancla a las toneladas de información que a diario pasan por nuestra percepción de manera volátil, tan rápida, tan rápida, que a veces nos cuesta recordar dónde fue que vimos tal video o cómo recuperar un meme. Sin embargo, esta capacidad de almacenar información y de contener comunicaciones de gran importancia se debe saber gestionar. Así que acá te van estos tips para gestionar efectivamente el correo electrónico.

Pero antes un pequeño anuncio publicitario: todo lo que leerás acá, así como todo nuestro contenido que encuentras en el blog y en nuestras redes sociales, se afirma desde una actitud que llamamos Improvisación Para la Vida. Si aún eso te suena incompatible con palabras como “gestionar” y “efectivamente” está bien que sepas que el ritmo de la improvisación nos invita a vivir la realidad de una manera dinámica, y que ese dinamismo no se opone a ser una persona que alcanza objetivos, que sortea ágilmente la incertidumbre y que, al mismo tiempo, se da ocasiones de pausa, antes de retomar de nuevo la Improvisación Estratégica. 

Si esto de improvisar, manejar el pensamiento creativo y (“a pesar de todo”) ser el empleado del mes te interesa en un plano profesional, también te puede interesar en un plano personal (por lo cual te recomendamos este hiper-mega-ultra horóscopo, donde te compartimos insights sobre cómo reaccionan típicamente las personas a situaciones de cambios no anunciados).

1. No tienes que mantener el correo abierto 24/7

Define con precisión espacios y tiempos para revisar el correo electrónico. Tal vez tu trabajo exige tener las notificaciones del correo permanentemente abiertas. Pero si no es necesario no lo hagas. 

Cada que llega un correo lo que está entrando a tu vida es una prioridad: de otra persona. Y si algo buscamos en la Improvisación Para la Vida es que improvisar es hacer que la historia (tu historia) avance. Sí, hay que responder, desde luego. Pero no todo lo tienes que responder ya, inmediatamente. Cada que saltas de una actividad que es prioridad tuya a resolver un asunto de otro (que, generalmente se tornó en urgente por su falta de administrarlo adecuadamente) estás perdiendo foco. Y el foco es vida. 

¿Todos los días a la misma hora? ¿Lunes, miércoles y viernes? ¿Dos horas diarias? ¿Todas las tardes? ¿Nunca los martes? En realidad, no lo sabemos. Solo lo puedes definir tú. Pero defínelo pronto. Prueba y afina tu método. 

ImproAlert: eso de tomar espacios, modelos o estructuras predefinidas, en improvisación lo llamamos Plataforma, y es un gran recurso. 

2. No abras el correo antes de hacer tu planeación diaria

Primero tu lista de prioridades, después el correo. Si empiezas por el correo, es altamente probable que tus prioridades queden para después. No te sientas mal por no empezar con el correo: ya tantos años de experiencia ante una bandeja de entrada (¿recuerdas la de Hotmail con su azulito pálido?) te habrán enseñado que la mayoría de cosas que llegan no son lo que se dice importantes y, ni siquiera, urgentes. 

Sin embargo, si esperas un correo electrónico específico, y debes abrirlo a primera hora del día, hazlo. Entra y revisa si ese está. Si no está, siéntete en tranquilidad de seguir con los otros asuntos de tu día. Y si está, ábrelo, lee, contesta, y siéntete bien de pasar a otra cosa. Planear, contrario a lo que nos enseñan, es procrastinar un poco: planear, necesariamente, implica priorizar. 

Procura solo abrir el correo en los espacios y tiempos que definiste para ello. Verás que nada grave, fatal, vital ocurre. Y, en cambio, ganas espacio mental para hacer que tu historia ocurra, que tus planes se cumplan. Las empresas que más planean son también las empresas que más y mejor improvisan en situaciones coyunturales.

ImproAlert: muy buena parte de las habilidades para la vida están acotadas en el manejo del tiempo. Y nada genera tanta molestia como ver que la agenda se llena de prioridades y urgencias de otros que no sabes cómo se vinculan con las tuyas. En este espectacular libro sobre la procrastinación te damos herramientas para lograr un buen balance entre tus deberes (relacionados con las demás personas) y tus sueños y proyectos.

3. Revisar, leer y contestar son acciones distintas. No todas las tienes que hacer al mismo tiempo. 

Haz este ejercicio: entra al correo, mira por encima lo que hay y vuelve a cerrarlo. Sin cargarse de angustia por lo que leas en los titulares, ni temer por los emisores de los mensajes. Solo pasa los ojos por encima. 

En Improvisación Para la Vida esto es Percibir. Es un principio interesantísimo que nos propone apropiar información. Mira entonces la bandeja en ese modo: como quien mira el estado del tiempo para saber si lleva chaqueta o mejor no sale en el automóvil. Míralo sin comprometerte emocionalmente con lo que ves. 

Revisar el correo electrónico es eso: pasar los ojos por encima, calibrar la situación, tantear el terreno. Habrá días más densos que otros. Entonces está bien sondear antes de entrar en la cancha. 

Leer es lo que ocurre cuando, dentro de los espacios programados, entras y abres los correos electrónicos específicos que debes leer. No los tienes que contestar. Basta con leerlos. Habrá algunos urgentes (es decir, realmente urgentes); esos mejor contéstalos ya. Los demás los puedes marcar como “no leído” o “para leer después”. 

Usa carpetas, tags o banderitas de colores, según las opciones de tu plataforma de correos. Clasifica. Esto hace parte de “leer el correo”. 

Contestar es, como cualquiera puede imaginar, redactar una respuesta. Como es el paso que más tememos (porque es el más definitivo, el que se instaura una vez presionas “send”) muchas veces no leemos el correo o no lo revisamos porque para responderlo necesitamos información aún no disponible. 

Hay que evitar eso. Puedes leer y contestar después. Si temes abrir el mensaje porque aún no tienes el archivo que debes adjuntar, se vale responder “Para cumplir la solicitud que me hace, debo disponer del informe final. Sin embargo, a la fecha no nos lo han compartido. Le pido me espere un día más y, tan pronto lo tenga, se lo enviaré”. Eso sí: apuntas en los pendientes que vas a enviar el adjunto, programas un recordatorio o, en fin, usa el método de mnemotecnia de tu predilección. 

ImproAlert: en improvisación esto se llama Aceptar. Consiste en dejarse de pelear contra hechos que son incontestables, cosas que, de todas formas, van a ocurrir. Sí: tienes que contestar ese correo. No lo procrastines más, para que puedas procrastinar otras cosas mejores.

4. Saludo, desarrollo, acción y despedida: la fórmula mágica

Saluda siempre. Sé cordial y conciso. 

Desarrolla el asunto. 

¿Te pidieron reservar un auditorio? Responde que lo reservaste y da el número y la ubicación. 

¿Te consultaron por un procedimiento? Indica el procedimiento. Si está desarrollado en un documento o se encuentra alojado en la página de la empresa, envía el adjunto o el enlace. 

¿Te pidieron un cambio de actitud en una determinada situación? Di que lo vas a resolver y muestra cómo lo vas a gestionar. 

Muestra acción, siempre. Adjunta información, entrega números de contacto, refiere fuentes de información que sean útiles para la solicitud del otro. 

Si lo que ahora necesitas es información del interlocutor, o una precisión antes de proceder, indica cuál es. Dile con precisión qué esperas y qué necesitas. Si es posible, dale ejemplos. Pero siempre, siempre, llega a la acción. 

Despídete. Es un mínimo de cortesía.

ImproAlert: si te interesa la acción, tenemos un curso maravilloso: “Esta reunión pudo ser un mail: curso virtual en comunicación para la acción”. Inscribirte y comenzar a aprender es bastante sencillo. 

5. Clasifica

Tienen que haber millones de opciones para clasificar el correo. Pero estos son los ítems infaltables:

Urgentes: Aunque la mayoría de los que ponen “urgente” en el asunto no son urgentes, es verdad que hay correos urgentes. Despáchalos pronto. 

Para responder después: ¿no tienes ya la información? Ese correo entra en esta clasificación. La puedes diferenciar, como ya decíamos, con colores, carpetas o etiquetas. Lo importante es distinguirlos. Y que recuerdes que los debes responder. 

Interesantes: ofertas, boletines, noticias… Se leen fácil mientras esperas el turno para la cita médica o mientras inicia el comité donde tu amiga va a hacer la presentación de su vida. 

Irrelevantes/spam: se vale anular suscripciones, porque la vida es corta. Lo que no filtre tu correo electrónico, fíltralo tú. Primero manualmente, y luego automatiza: ya todas las plataformas de correo tienen esa opción, que se puede llamar “reglas” o “filtros” o como quiera que se llame. Úsala: evita que ese usuario molesto o esa compañía que no se resiste a que cancelaste su plan siga apareciendo en tu bandeja. No merece tu atención. Ya tuvo la oportunidad y la perdió. 

Agrega todas las clasificaciones que se ocurran y que te sean útiles. 

Finalmente, con cierta periodicidad, revisa tu propio método. Haz los ajustes necesarios: nombres de las carpetas, horas y días de la revisión, plantillas, filtros… Piensa que todo el poder de la tecnología está para tu uso y diversión.

Al final, se trata de disminuir esa sensación de peso con el correo electrónico. No se te olvide que es una herramienta más. Un medio para sortear la incertidumbre y lograr tus objetivos, no una fuente de mayor incertidumbre. La diferencia entre una cosa y otra se llama “gestión”, y es verdad que desde la Improvisación Para la Vida encontrarás muchas herramientas para gestionar la incertidumbre. 

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