Los trabajos implican siempre la interacción con otros. Y esos otros, a veces, necesitan nuestra información para tomar decisiones. Por eso nos piden informes (a veces también, digamos la verdad, se nos piden informes como una forma de ejercicio del poder). La buena noticia es que, desde la improvisación, hay varias herramientas puntuales para que presentar ese informe sea una oportunidad para vivir mejor. ¿Suena raro? Lee esta entrada para que veas que es posible presentar informes y vivir en tranquilidad.

Parece que parte de las funciones de las personas, cuando son jefes, es pedir informes. A veces son informes rutinarios, que se entregan periódicamente (semanal, mensual, trimestral o anualmente…). Pero tantas otras veces surgen de la nada, en medio de una reunión o una llamada. Es la típica situación en la que, en medio de un ataque de espontaneidad o molestia, te dicen: “González, para mañana espero su informe”. La solicitud te coge por sorpresa, tienes mil cosas por hacer y te descolocas por un instante. Por eso, acá van nuestros tips desde la improvisación para presentar ¡el informe de tu vida!

Para evitar confusiones: no hablamos de un informe donde tienes que dar cuenta, literalmente, de tu vida (en plan tribunal celeste o comisión de ética y moral). Más bien lo que insinuamos es que presentar ese informe puede ser una oportunidad para ratificar tu proyecto de vida, por lo cual ese informe rutinario puede convertirse, desde la improvisación, y particularmente desde la improvisación en escenarios corporativos, en el informe de tu vida.

Corto paréntesis: curiosamente, donde más hemos hablado de la relación entre el trabajo y el proyecto de vida de las personas en este libro, El libro de la procrastinación. Porfi: no nos juzgues, es solo que tenemos una mirada diferente sobre el arte de procrastinar.

Estarás pensando: “La gente de El Morenito anda loca, eso de entregar informes y estar en tranquilidad es incompatible”. Pues, bueno, estamos acá, precisamente, para sugerirte ideas que combinen términos aparentemente antagónicos. Por eso hicimos esta entrada: para aportar a tu tranquilidad, incluso cuando te piden un informe. 

Vamos a distribuir los tips en tres momentos: antes de que te soliciten el informe, el momento mismo en que te lo piden, y la preparación del mismo.

Antes de que te pidan el informe

En rigor, lo que la improvisación nos sugiere constantemente es habitar el presente. Y habitar el presente implica que cada momento es el momento más grande y decisivo de nuestras vidas. Da igual si estamos revisando la lista del mercado, la agenda del día o terminando la presentación de un nuevo proyecto ante la junta directiva. La Improvisación Para la Vida, los principios de la improvisación y el decálogo [+1] de la improvisación para la vida, que son parte de nuestro marco inspirador, apuntan siempre en esa dirección: estar aquí y ahora. Incluso cuando tenemos la tarea de presentar un informe. 

Así que la mejor disposición antes de que te pidan cualquier informe es contar con todas las claridades posibles sobre tú y tu cargo: preguntarse, por qué si yo soy el sujeto que soy, con estos dones y estos talentos, con estas habilidades y con esta forma de ser, ocupo este cargo. Qué se espera de mí acá. Qué dice mi manual de funciones. Estar conectado con el aquí y el ahora pasa por el ejercicio constante de observarse a uno mismo, como si en la oficina o la sala de reuniones pusiéramos una cámara que nos registra. 

Sí: eso no suena a un “tip” muy práctico. Pero es clave: saber-se en un lugar, en un sistema de interacciones (la organización), con unas tareas, unos objetivos y una historia por contar. 

Spoiler: es probable que al preguntarte qué haces ahí te lleguen un montón de ideas intrusivas. La voz portadora de esas ideas suelen denominarla “impostor”. No hay lío, haz una pausa y revísalo. Y recuerda que la improvisación tiene cosas por contarte y ayudarte a configurar una mejor relación con esa voz. 

Respira y considera estas sugerencias para aplicar en tu trabajo, antes incluso de que te pidan un informe de última hora:

• Mantén al día tus archivos y tus registros. Manejamos grandes cantidades de información, pero cada vez es más fácil gestionarla. Basta solo contar con las herramientas adecuadas, siempre a mano, para consultar los datos puntuales que a veces necesitas auscultar. 

Para saber más: Percibir.

• Hazte cinturón negro en el manejo de tus herramientas de trabajo. Excel, una aplicación de apuntes, Power Point, Drive, tu correo electrónico… pasas grandes cantidades de tiempo manejando una cosa y otra, así que fluir como pez en el agua es la mejor forma de garantizar un flujo de trabajo continuo que no se interrumpe con cosas como “Ay, es que nunca recuerdo cómo generar el archivo .pdf” o “Ya terminé todo, pero llevo una hora tratando de exportarlo para poderlo mandar por el e-mail”.

Para saber más: De la tensión a la atención.

• Utiliza la nube, las grandes ideas vuelan alto. Si tus archivos están disponibles en cada instante, no tienes que devolverte hasta la oficina para generar un informe. Si, además, tienes todo en orden, muchas consultas las podrás resolver desde tu celular.
  

Para saber más: Jugar con las nubes.

A este conjunto de herramientas lo llamamos “prepararse para no estar preparado”, es de lo que va nuestro blog, y acá en formato libro (por si quieres ahondar un poco más).

Cuando te piden el informe

Si se trata de informes rutinarios, ya hacen parte de tu programación, entonces no deberían tomarte por sorpresa. Pero cuando la solicitud llega en medio de rabia de tu jefe, o en un tono de desconfianza “Estoy viendo todo esto muy raro, entrégame un informe mañana a primera hora”, lo más difícil de tramitar es la emoción. 

No nos gusta sentir que nos tienen desconfianza o que no creen en nuestras capacidades. Así que muchas veces la molestia que nos produce la solicitud no está relacionada con la solicitud en sí misma sino en el tono en el que nos la entregan. 

Es crucial que tramites ese sentir antes de sentarte a preparar el informe. De lo contrario, en cada línea, en cada número, en cada gráfica, vas a estar cargado de emociones negativas que te impedirán avanzar con fluidez en la labor.

De nuevo, respira, y ten en consideración estas sugerencias al momento de recibir la solicitud (probablemente acalorada) de entregar el informe.

• Percibe el contexto de la solicitud. Si proviene de un momento de rabia o si encuentras un tonito de desconfianza, procura obtener información de todo lo que hay alrededor de la solicitud. Puedes decir algo tipo “Sí, claro, mañana a primera hora lo envío, pero percibo que me lo piden porque hay desconfianza en nuestro proceso, ¿es así?”. O expresar: “¿Además del informe, hay algo más que mi equipo y yo podamos hacer para que ustedes tengan la claridad suficiente sobre el proyecto?”. Lo clave es enterarse de las emociones de quien emite la solicitud y las tuyas al recibirla. 

Para saber más: Escucho, luego existo.

• Haz comunicación para la acción: extensión, modo de entrega, a quién/quiénes se les entrega, quién/quiénes deben prepararlo, firmarlo y hacerse responsable/s. Parece obvio que un informe es un informe, pero hay mil formas de organizarlo. Saber la hora, el número de páginas, si es más útil en texto o en una presentación de diapositivas, definir quién o quiénes lo deben entregar y comprometerse con que lo dicho allí es verídico, ayuda a focalizar la elaboración. Además, no es lo mismo un informe para una jefe que un informe para una junta; no es lo mismo un informe que simplemente resume un proceso que un informe que evalúa resultados. 

Para saber más: Comunicación para la acción.

• Ocúpate de saber bien de qué va el informe. Además de esos asuntos puntuales del anterior punto, es fundamental que apliques tu observación para saber qué debe contener el informe y, sobre todo, cuál es la expectativa. En una organización de nivel intermedio o avanzado en los asuntos de la improvisación empresarial, se esperaría que es normal hablar de las expectativas que unos y otros tienen sobre los procesos. Pero en una organización nivel principiante, tal vez, cueste hablar del asunto. En cualquier caso, es determinante que sepas que, además de la información objetiva que espera recibir quien hizo la solicitud, hay una expectativa latente: ganar tranquilidad, verificar que el equipo está sincronizado, saber si sí se han cumplido las instrucciones, etcétera. Presta toda la atención que puedas a esos elementos sutiles, no explícitos que se esconden tras la comunicación entre seres humanos.

Para saber más: Escucha activa

Preparar el informe

Conéctate con tus cifras, tus resultados, tu proceso. El informe ha de brillar por manifestar lo que se ha hecho, y también por ser transparente con lo que no se ha logrado o con los aspectos en los que hay dificultades. Pero también con la información objetiva que te pidieron y, sobre todo, con la expectativa que te enunciaron con claridad (o que captaste entre líneas). 

• Utiliza plataformas. No hay que inventar lo que ya está inventado. Si en la empresa hay formatos, plantillas o protocolos para los informes, úsalos. O puedes pedir a colegas de otros departamentos que te compartan informes del pasado, algo podrás ver allí en su estructura y en los modos de presentar la información. 

Para saber más: La Plataforma en la improvisación

• Atrévete a contar una historia. Piensa en el informe como un relato, finalmente es lo que vas a hacer: dar cuenta de algún proceso puntual. Y ese proceso es parte de una historia. Aunque lo presentes con tablas de Excel y gráficos de frecuencias, vale que tengas presente cuál es la historia que estás contando. 

Para saber más: Improvisar es contar una historia mientras haces que suceda

• Déjate llevar (en una relación 90/10). Haz que el informe tenga todo lo que se espera. Pero haz algo más. Ese detalle adicional puede ir en lo gráfico, o en la forma de presentar oralmente el informe, o una trivia, o en un formato diferente para presentar el informe, o en incluir una retrospectiva del mismo proceso en períodos diferentes… Algo. Algo pequeño, sutil, sugerente, provocativo. Pero que sea algo donde veamos la profunda confianza que tienes en tu forma de hacer las cosas y lo mucho que lo disfrutas.

Para saber más: Los cinco momentos del Pensamiento Creativo